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一旦确定了珠海活动策划公司http://aidelman.com/的目的，评价活动的必要性就成了关键，例如场地面积要求、活动时间表和功能规划，以及活动将在一周内举行。上述所有因素都对预算产生影响。因此，活动策划者需要熟悉活动客人，如果他们的水平较高，费用可能会更高。特殊需求，如餐饮需求，会影响餐饮成本。客人从哪里来会影响活动地点的选择，当然也会影响成本。收集上述信息后，活动规划者应起草一份预算计划，以帮助计算收入和支出。审查以往活动的历史，如果有的话，将有助于减少与活动有关的费用"。
有关活动的开支一般分为下列部分：客房、交通、饮食、视听、印刷品、行政、娱乐、讲者薪酬等。"在每个类别中，预算规划应包括三栏：一栏是预期投入，另一栏是实际支出，第三栏是两者之间的差额。是否遵循上述三点并不重要。重要的是要明白，你关心的是活动成本的底线。
在每一项支出中，确定了与活动支出有关的内容，包括所有税收、展览费、服务费用、礼品费用以及一些额外费用，如高尔夫俱乐部的租金。如果活动能产生收入，如赞助收入，则建议编制收入数据表。当然，准确的数字只有在会议之后才能知道，一般预算的10%左右需要作为不可预见的开支留出。
