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提交需认证的各类单证一律用打字机缮制,手写无效。并要求做到清洁、完整、有效、凡修改处要盖申请单位校对章(每份单证使用校正章不得超过三处),提交时应注明各单证需认证的份数。
认证文件需要加手签的,应提供有效依据(如L/C等)。
所有单证认证须在贸促会留底一份,留底的可以是影印件。
所谓领馆认证，是指由外国驻华使（领）馆对我国出口企业所提交的商业单据和文件加以认证，确认和证明单据文件上的最后一个签字、印章属实。在国际贸易中，对出口商的商业单据和文件以及其它机构的涉外文件由外交、领馆机构加以认证，这已成为一种普遍的做法。通过领馆认证证明出口商所提交的单据文件的印章及签字属实，从而向域外机构起一种证明和介绍作用，不致因进口国有关机构怀疑单据文件的真实性而影响该单据文件在域外的使用效力。
对拟送国外使用的文书办-理领馆认证是否有时效规定？
答：部分种类的公证/书所涉及的事实具有可变性，如婚姻状况公证、未受刑事处分公证、健在公证、存款证明等，此类公证/书有效期一般为６个月。如公证/书本身已过时效，领馆认证自然也就没有意义了。另外，一些国家驻华领馆在受理领馆认证时对部分种类文书的时效性还有特殊规定，当事人应根据需要及时对文书办-理领馆认证，办-理后要尽快使用。
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